Как правильно хранить документы
Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Документы: хранить или разобраться
Мой документальный метод крайне прост. Я разделяю их все на две категории: документы, которые нужно хранить, и документы, с которыми нужно разбираться. Письма, требующие ответа, анкеты, требующие заполнения, газета, которую вы намерены прочесть, — отведите специальный уголок для бумаг, с которыми необходимо разобраться.
Позаботьтесь о том, чтобы все подобные документы хранились только в одном месте. Не позволяйте им распространяться по остальным помещениям. Я рекомендую пользоваться вертикальным органайзером, в котором документы могут храниться стоя, и отвести для этого органайзера особое место. Все бумаги, требующие внимания, можно разместить в нем, не разделяя их.
Не забывайте, что контейнер под грифом «требует внимания» должен быть пустым. Если в нем есть документы, вы должны понимать, что у вас в жизни есть несделанные дела, которые требуют вашего внимания. Хотя мне никогда не удавалось полностью опустошить этот контейнер, это цель, к которой нам всем следует стремиться.
Что касается документов, которые необходимо хранить, я подразделяю их соответственно частоте использования. В категорию нечасто используемых входят полисы страхования, гарантийные талоны и лицензии. Увы, их необходимо хранить автоматически, не принимая во внимание тот факт, что они не вызывают никакой радости. Поскольку вам практически никогда не придется пользоваться документами из этой категории, я рекомендую сложить их все в одну-единственную обычную прозрачную пластиковую папку, не заботясь об их дальнейшей классификации.
Другие статьи из серии организации документов
Если вы хотите узнать больше об организации оформления документов у себя дома, обязательно ознакомьтесь с полной серией статей здесь, на сайте. Это целая рубрика статей, которая постоянно пополняется.
Готовы расхламить свой дом?
Если вы хотите присоединиться к группе других людей, которые все следуют 15-ти минутным задачам по расхламлению своих домов и вы хотите больше общения со мной, я приглашаю вас присоединиться к закрытой группе Facebook. Вы можете узнать больше об этом:
У меня есть целая серия 15-минутных задач по расхламлению вашего дома (в конечном итоге 365 из них!), Которые вы можете выполнить, чтобы привести ваш дом в порядок. Чтобы ваш дом всегда вас вдохновлял и в него хотелось всегда возвращаться.
Хотите получать задачи на неделю к себе на email почту?
Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА. Но такого нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
- Только субъекты микропредпринимательства и НКО могут частично или полностью отказаться от ЛНА, если перенесут вопросы, которые должны в них решаться, в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ). У остальных работодателей должен быть необходимый минимум ЛНА.
- Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
- ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
- ЛНА, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
- ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ),
- ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ),
- кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ)
Обратите внимание: локального нормативного акта, устанавливающего системы оплаты труда, например, в виде отдельного положения, может не быть, эти нормы прописаны в ПВТР или коллективном договоре.Также обязательно надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
- Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), если у работодателя не введен электронный кадровый документооборот в отношении процедуры ознакомления с ЛНА по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Изучайте законы
Если вы решили создавать хранилище своими силами, этот пункт особенно важен. Но стоит обратить внимание законы даже в том случае, если вы доверяете профессионалам.
Дело в том, что по закону не все документы должны быть помещены в архив, а некоторые — должны продолжать храниться даже в том случае, если компания закрывается. Хорошо, если руководитель понимает все эти тонкости.
А что можно купить для хранения документов?
Я, как большой любитель икеа, собрала такие вещи:
На этом все. А как организовано хранение документов в вашем доме? Давайте поделимся друг с другом полезными советами в комментариях.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Почему это выгодно?
Становится понятным, что при расширенном бумажном документообороте нужна ежедневная работа по их распределению и хранению. Клиент, доверивший наведение порядка в бумажных документах специалистам нашей компании, получает:
- упорядоченное хранение каждого документа;
- своевременную утилизацию бумаг;
- экономию бюджетных средств предприятия за счет привлеченных работников;
- отсутствие проблем с поиском нужного документа.
Экономьте время и деньги — обращайтесь к профессионалам из компании «Архивный Эксперт»!